En febrero tuve un agradable almuerzo con Xavier Marcet en el que hablamos, entre otras cosas, de su obsesión, y de la mía, por la síntesis. Estaba leyendo su libro más reciente: “Esquivar la mediocridad” [Amazon], del que voy a escribir una reseña pronto, y me sentí muy identificado con su idea recurrente de que la capacidad de síntesis es un habilidad que dice mucho de las personas y las organizaciones. De aquel encuentro me vino la idea de escribir un post sobre cómo desarrollar esa habilidad.
Pienso, como Xavier, que la capacidad de sintetizar bien es de las competencias más útiles para la vida y un rasgo que sirve muchísimo para detectar las cabezas bien amuebladas. Por esa razón creo que aplicar un “test de síntesis” debería ser una parte ineludible de los procesos de selección de personas directivas en grandes organizaciones, donde estarán sometidas a fuertes sobrecargas de información.
Me ocurre a menudo, en los talleres colectivos que dinamizo, que los equipos trabajan muchísimo, debaten y generan ideas estupendas, pero después no ponen el mismo empeño en sintetizar y documentar las conclusiones para facilitar que ese aprendizaje se transmita, replique y escale. Desde sesiones dedicadas al mapeo de oportunidades de innovación, hasta el co-diseño de una comunidad de innovadores o el análisis colectivo de los datos recogidos en un proyecto de Design Thinking, en todos los casos percibo que la calidad del ejercicio se resiente cuando llegamos a la fase de síntesis. Después que llenan la pizarra de post-it, cuesta un horror que el equipo se concentre para extraer lo más relevante de esa información. La fase divergente de generar ideas va como un cañón, pero la convergente de destilar lo esencial de los datos recopilados es frustrante. La gente ya está cansada cuando llega ese momento, lo hace de prisa, y entonces se desaprovecha mucha información generada durante el proceso, que no queda recogida en las conclusiones. La síntesis colectiva entraña un esfuerzo de concentración y de consenso que no todo el mundo está dispuesto a hacer. Es así como se ignoran matices y observaciones esenciales que se pierden por el camino del olvido o la dispersión.
Un error común es reducir la síntesis al resumen, o sea, una elaboración más breve de lo que se ha dicho o un ejercicio de escoger las ideas más interesantes, cuando lo más enriquecedor del acto de sintetizar está precisamente en lo que sugiere la palabra: reinterpretar, conectar puntos de vista, y generar un nuevo conocimiento de más valor que la mera suma de las ideas expuestas.
Antonio Lafuente, David Gómez y Juan Freire escribieron un lúcido artículo, “El arte de documentar”, que da muchas pistas sobre cómo plasmar en distintos tipos de formatos lo que trabaja un grupo. Me gusta ver la acción de documentar como un mecanismo de agregación colectiva, entendiendo la “agregación” desde su significado más amplio, que incluye la síntesis más compleja. Los autores creen que documentar equivale a “elegir las trazas significativas” de un proceso compartido para “capturar la inteligencia del equipo”, pero mi experiencia es que eso a menudo no se consigue porque el resultado obtenido es poco comunicable. Algo falla ahí y deberíamos hacer algo para mejorarlo. Por cierto, aprovecho para lanzar el guante al bueno de Raúl Hernández para que nos ayude a sistematizar la solución de este reto a través de su modelo de Skillopment.
Me suelen decir que hago buenas síntesis, por las reseñas que publico en forma de posts de los eventos en que participo. Es algo que me gusta hacer y creo que en parte tienen razón porque es de las destrezas que se me dan raramente bien. Estuve fijándome en cómo lo hago, para poder contarlo. Voy a servirme de mi propia experiencia para juntar unas recomendaciones sobre cómo creo que se podría mejorar nuestra capacidad de síntesis individual y colectiva:
Para la síntesis individual:
1. A más se entiende un problema, más capacidad de sintetizarlo: Esto se puede expresar también de otras maneras: (a) sólo eres capaz de sintetizar bien algo, si lo entiendes bien, (b) una buena síntesis demuestra que comprendes bien el problema. Por eso, las personas que lo hacen bien no sólo demuestran capacidad de discernir lo importante de lo que no lo es, sino también una comprensión profunda del asunto que están reinterpretando. A más se domina un tema, más posibilidades de que la síntesis sea distinta (y enriquezca) a las ideas originales que se combinaron.
2. La habilidad de sintetizar se entrena, echándole horas a la tarea: Siempre recuerdo cómo mientras muchos de mis compis de bachillerato y universidad “fusilaban” los textos que pillaban por ahí, combinando oraciones y párrafos literales en sus resúmenes, yo hincaba los codos intentando extraer lo esencial con mis propias palabras. Ese esfuerzo no fue en vano. Todavía vivo de esa renta. Igual que se aprende a escribir, escribiendo (y leyendo); lo mismo pasa con la síntesis. Hay que echar horas de práctica deliberada, y los resultados se terminan notando.
3. Ponerse un límite máximo de líneas o caracteres es un buen recurso para entrenarse en la brevedad: Este truco funciona muy bien. De hecho, Twitter es probablemente el invento que más ha hecho por la síntesis en la historia reciente de la humanidad :-), sobre todo cuando no se podía pasar de 140 caracteres. Otro ejemplo potente de formato abreviado, que sirve para desarrollar la capacidad de síntesis, es el llamado “elevator pitch”, que obliga a las personas emprendedoras a contar su idea de negocio en un relato de menos de 2 minutos. Lo sorprendente es que al principio nos parece imposible reducir un texto o discurso al espacio/tiempo máximo que pusimos, pero una vez que se consigue, nos damos cuenta de toda la retórica que somos capaces de producir si no hay límites.
4. Pedir ayuda a buenos mentores o mentoras ayuda mucho: Yo tuve la suerte de tener, durante más de 4 años, un jefe, el gran Regino Boti, que era un verdadero crack en esto de escribir de forma concisa. Recuerdo que, en las revisiones que hacía de mis borradores, machacaba sin piedad mi pedantería juvenil, suprimiendo obsesivamente cualquier frase redundante, y tachando párrafos enteros que según él no aportaban nada nuevo al relato, aunque yo me enfadara porque en aquel entonces no lo entendía. Tenía una capacidad extraordinaria de reducir varias páginas a un párrafo, o incluso, a una frase. Así que creo que viene bien exponer nuestros escritos a otras personas pero con el encargo expreso de que usen tijeras y lo hagan sin complejos, porque es eso lo que precisamente esperamos de ellas.
5. El acto de sintetizar necesita concentración: La buena síntesis es imposible si no se entrena la atención plena. Separar el grano de la paja e integrar ideas más allá de la mera suma requiere un esfuerzo que consume mucha energía mental. Por eso, en los eventos sólo tomo notas, me llevo el mayor número de apuntes y observaciones, así como alguna reflexión que pueda venirme en ese momento, pero la redacción la hago después, con tranquilidad, cuando puedo estar mucho más concentrado. En algunos talleres me han encargado hacer el “resumen” al final, sin tiempo para destilar en solitario las ideas, y el bajón de calidad se nota.
6. No hay que contarlo todo: Marcet, en nuestra conversación, me insistía en esto. Cuesta mucho aprender que basta con contar dos o tres cosas, pero bien contadas. Reconozco que en esto yo “patino”, porque tiendo a sobrecargar mis charlas y ponencias con demasiado contenido, al querer contar todo lo que me parece interesante. Cuesta renunciar, meter tijera, pero hay que hacerlo, para darle al relato la cadencia que merece.
7. Subrayar las ideas más relevantes: Tengo la manía de no leer casi nada sin un rotulador en mano, incluso en textos de ficción :-). Mis libros están repletos de sombreados amarillos, rosas o naranjas. Gracias a eso es que puedo hacer después las reseñas en este blog. Además de marcas, añado apuntes textuales con bolígrafo, si alguna idea me inspira alguna reflexión. Sí, reconozco que es un poco marrano ensuciar tanto a los libros, pero para eso los adquiero en propiedad, para personalizarlos. Si es un documento ajeno, que no puedo garabatear, voy tomando apuntes en mi móvil o Tablet. Tengo amigos, como Ivan Marcos, un asiduo de libros de bibliotecas, que va recogiendo ideas en decenas de post-it (ver esta imagen), que después los usa para hacer sus reseñas.
8. Las buenas ideas tienen reputación por sí mismas: No hay que dejarse obnubilar por el prestigio de los autores de las ideas. Si el gurú de turno no dice nada verdaderamente relevante, no aparece en la síntesis. Asimismo, si una idea buena la expone alguien desconocido o, incluso, que genera antipatías, debería ser valorada por su justo valor, con independencia de quién lo haya dicho.
Para la síntesis colectiva:
No es lo mismo la síntesis individual, que puede ser más subjetiva y caprichosa, que la colectiva, que exige negociación y mano izquierda para llegar a consensos. Esto es trabajoso, añade complejidad, y hace que mucha gente tome atajos en detrimento del resultado conseguido. #Yoconfieso que todavía no he dado con la tecla para resolver esto, y eso que está entre mis prioridades porque ya he dicho que es algo que sufro mucho en mis talleres. Aun así, voy a avanzar algunas pistas:
- No dejar la síntesis para el final. El equipo debe ir marcando las ideas o post-it más interesantes, sobre la marcha. A medida que van saliendo datos u opiniones de interés, hay que ir resaltándolos en la pizarra, para que después no se pierdan entre tanta información. Como veis, el rotulador siempre en mano.
- Usar etiquetas, como metadatos, para ir clasificando las ideas según categorías más relevantes a fin de que después podamos agruparlas.
- Crear “mapas de ideas” (mind mapping), típicamente en forma de árbol, para conectar y estructurar las opiniones de más interés, para después poder integrarlas a niveles superiores.
- Dar un tiempo a los participantes para que puedan sedimentar, procesar y repensar las ideas expuestas en el equipo. Ese tiempo tiene que ser individual, para que cada uno/a llegue a sus propias conclusiones que después combinará con las de los demás. Se puede dejar la sesión de síntesis para otro día, así evitamos que se haga cuando ya estamos cansados, o hacer un receso de cierto tiempo, a fin de que la gente encuentre esa concentración que necesita.
- Contrarrestar la tendencia natural de las personas más extravertidas, y activas, a monopolizar el relato colectivo. Hay que diseñar la interacción de un modo que asegure la igualdad de oportunidades, para que todas la voces tengan la mismas posibilidades de influir en el relato final. Aquí la labor del facilitador o facilitadora es clave.
- Centrarse en el objetivo, si lo hubiera. Conviene cuestionarse qué buscamos, cuál es la gran pregunta que queremos responder como grupo. Poner una pregunta u objetivo en el centro ayuda a no divagar y a poner el foco en lo realmente importante.
- Elegir a más de un relator o relatora, para que durante la fase divergente, de recogida de ideas, vaya documentando el proceso. Sugiero que haya más de uno/a para compartir el trabajo y que haya diversidad en las antenas que codifican. Después se puede elaborar la síntesis a partir de las ideas recogidas desde distintas miradas.
- Usar aplicaciones tipo wikis o editores colaborativos tipo Google Docs para afinar y enriquecer los primeros borradores, en un proceso iterativo que nunca acaba.
Estas son algunas recomendaciones. Me gustaría recoger más. Ayúdame a re-escribir el post con tus sugerencias de cómo mejorar la capacidad de síntesis.
PD/ La imagen del post es de T0nymix. Si te ha gustado el post, puedes suscribirte para recibir en tu buzón las siguientes entradas de este blog. Para eso solo tienes que introducir tu dirección de correo electrónico en el recuadro de “suscribirse por mail” que aparece en la esquina superior derecha de esta página. También puedes seguirme por Twitter o visitar mi otro blog: Blog de Inteligencia Colectiva.
